Sprawozdawczość to nieodzowna część rachunkowości. Działy księgowe zazwyczaj przez cały rok mają dużo pracy, ale w okresach sprawozdawczych jej natężenie jest szczególnie duże. Często w czasie przygotowywania sprawozdań finansowych pojawia się duża ilość stresu, który, jak wiadomo, nie sprzyja efektywnemu wykonywaniu obowiązków i skupieniu. Jak dobrze przygotować się na kolejny okres sprawozdawczy i uniknąć niepotrzebnych nerwów? Oto kilka porad, które warto wziąć pod uwagę.
E-sprawozdania: przygotowanie trwa cały rok
Faktem jest, że praca księgowego wymaga ogromnej regularności. Jeżeli w Twoim przedsiębiorstwie są duże braki kadrowe w dziale finansowym, nie oczekuj, że zatrudniając nową osobę na tydzień przed złożeniem sprawozdań finansowych, ulżysz w pracy głównej księgowej. Specyfika pracy w księgowości wymaga stałego zespołu księgowych, którzy na bieżąco wykonują swoje obowiązki. Ich codzienne dekretowanie dokumentów, księgowanie i wykonywanie przelewów to baza do pracy nad sprawozdaniami. Aby okres przed samym złożeniem sprawozdań być spokojniejszy, warto zadbać o odpowiednią ilość osób w dziale finansowym, aby praca po godzinach nie była koniecznością i aby zredukować do minimum ilość możliwych pomyłek. Dobrą praktyką byłoby to gdyby pracownicy mieli czas nie tylko na samo księgowanie, ale również na bieżące szukanie błędów na kontach księgowych i ich korygowanie. Dzięki temu w czasie samego przygotowywania e-sprawozdań liczba korekt byłaby mniejsza.
Sprawozdania finansowe: ważna jest dobra organizacja pracy
Organizacja pracy w dziale finansowym podczas przygotowywania sprawozdań ma kluczowe znaczenie. Z punktu widzenia przedsiębiorcy bardzo ważne jest, aby na stanowisku głównego księgowego znalazła się osoba nie tylko posiadająca odpowiednia wiedzę na temat rachunkowości i obowiązujących przepisów, ale również praktyczne umiejętności związane z zarządzeniem ludźmi i przydzielaniem im obowiązków. Ich dobry podział ma kluczowe znaczenie dla ilości czasu, który musi zostać poświęcony na przygotowanie e-sprawozdań (https://www.pwc.pl/pl/uslugi/sprawozdawczosc-i-raportowanie/e-sprawozdania-finansowe-dedykowane-rozwiazania-dla-firm.html). Główni księgowi delegują zadania związane ze sprawdzaniem poprawności zapisów księgowych oraz z weryfikacją i uzgadnianiem kont poszczególnym pracownikom, a dopiero po tym przystępują do właściwej pracy nad sprawozdaniami.